仕組み化は「努力臭いこと」の先に生まれる｜最初から効率を求めると、本物はつくれない

先に結論をお伝えします。

本物の仕組みは、「努力臭いこと」をやり切った、その組み合わせの先に生まれる。

「仕組み化」と聞くと、楽をするためのもの、手間を減らすためのもの、というイメージがあるかもしれません。

もちろん、仕組みができあがれば、仕事はぐっと楽になります。

でも、その仕組みをつくるまでの道のりは、決して楽ではありません。

むしろ、泥臭くて、面倒で、複雑なことを、一つひとつ自分の手でやり切った人にしか、本当に品質の高い仕組みはつくれないと僕は思っています。

振り返ると、僕の仕事や学びは、いつも泥臭いところから始まっていました。

資格の勉強は独学でしたし、転職のときは、応募先の会社のことを徹底的に調べ上げました。

どれも効率的とは言えないやり方でしたが、その積み重ねが、今の自分の土台になっています。

「うちも仕組み化を進めたい」と考えている経営者の方、効率化を任されている社員さんに、ぜひ読んでいただきたい内容です。

少し長くなりますが、お付き合いください。

「最初から効率化」は、なぜうまくいかないのか

まずは、よくある場面から考えてみます。

一度もやったことがない仕事を、最初から効率よく仕組み化しようとしても、うまくいきません。

なぜなら、その仕事の「本当に大事なところ」も「つまずきやすいところ」も、まだ何もわかっていないからです。

頭の中で考えた手順は、きれいに整理されているように見えます。

でも、実際の現場では、想定していなかった例外や、細かい判断が山ほど出てきます。

お客様ごとに違う要望、その日の状況で変わる優先順位、マニュアルには書けない「さじ加減」。

こうしたものは、実際に手を動かして、何度も失敗して、ようやく見えてくるものです。

失敗は、一見すると無駄な時間のように思えます。

でも、その失敗の一つひとつが、あとでつくる仕組みの「落とし穴を避けるためのルール」になっていくんです。

最初から効率を求めてつくった仕組みは、こうした例外に対応できません。

結果として、現場では「このマニュアル、使えないよね」と言われ、誰にも使われないまま終わってしまいます。

何を削っていいのかは、やってみないとわからない

効率化とは、言いかえれば「やらなくていいことを削る」ことです。

でも、どれを削っていいのか、どれは絶対に削ってはいけないのかは、実際にやってみないとわかりません。

大事な工程まで削ってしまうと、効率は上がっても、品質は大きく下がってしまいます。

効率化の前に必要なのは、非効率なことを、まず自分でやり切ることなんです。

品質は、細部の判断に宿る

仕組みの品質を決めるのは、全体の流れよりも、細かい判断のひとつひとつです。

例えば見積なら、ロスをどれくらい見込むか、どこまでを１つの単位として数えるか。

こうした細かい判断は、実際に何度も手を動かしてきた人にしか書けません。

細部の判断を知らない人がつくった仕組みは、見た目は整っていても、中身がすかすかになってしまうんです。

やったことのない仕事は、仕組みにできない。

仕組みは「努力臭いこと」の組み合わせから生まれる

では、本物の仕組みは、どうやって生まれるのでしょうか。

僕の考えは、「努力臭いことを何度もくり返し、その組み合わせの先に、自然と仕組みが生まれる」というものです。

努力臭いこととは、例えばこんなことです。

• 一件一件、手作業で確認する
• 毎回ゼロから考えて、資料をつくる
• うまくいかなかった理由を、そのたびに振り返る
• 複雑で面倒な作業を、省略せずにやり切る

どれも、効率とは正反対に見えることばかりです。

でも、こうした努力臭いことを何度もくり返していると、あるとき気付くんです。

「この確認は、毎回同じポイントを見ているな」

「この資料は、いつも同じ順番でつくっているな」

「この失敗は、同じ原因で起きているな」

このパターンに気付いた瞬間が、仕組み化のスタート地点です。

①僕の「工務店経営の14ヶ条」も、泥臭さから生まれた

僕は、工務店さんの経営を診断するための「工務店経営の14ヶ条」という考え方をつくっています。

これは、最初から完成形として考えたものではありません。

たくさんの工務店さんの支援をさせていただく中で、「伸びている会社には、こういう共通点があるな」というポイントを、少しずつ言葉にしていったものです。

最初は12ヶ条でした。そこから支援を重ねる中で見直しを続け、今の14ヶ条になっています。

そして今では、この14ヶ条をもとに、診断のレポートをAIで作成できる仕組みにまでなりました。

一社一社と向き合ってきた泥臭い時間がなければ、この仕組みは絶対に生まれていません。

②議事録の仕組みも、「面倒くさい」から生まれた

僕は、打ち合わせを録音して議事録にしています。

以前は、録音の操作をして、データを探して、AIにアップロードして…という作業を、毎回自分の手で行っていました。

正直、この一つひとつが、本当に面倒でした。

でも、その「面倒くさい」を何度も味わったからこそ、どこを自動化すればいいのかがはっきりわかったんです。

今では、スマホで録音したデータを１タップで送るだけで、議事録づくりが進む仕組みをつくっています。

さらに、議事録の形も、読む人や目的に合わせて３種類に使い分けるようになりました。

面倒くささは、仕組み化すべき場所を教えてくれるサインでもあります。

③積算のマニュアル化も、同じ道のり

今、ある工務店さんと一緒に、積算業務のマニュアル化に取り組んでいます。

そこで大切にしているのは、ベテランの方が実際に行っている判断の理由を、一つずつ言葉にしていくことです。

机の上でマニュアルを書くのではなく、実際の作業の中から、判断の理由をすくい取っていく。

時間はかかりますが、そうしてできたマニュアルこそが、現場で本当に使えるものになります。

仕組みは、机の上でつくるものではなく、努力の中から浮かび上がってくるもの。

僕のブログづくりも、最初は泥臭かった

実は、この「ワキログ」の記事づくりも、まさにこの考え方でできあがってきました。

最近、ブログの記事づくりにAIを活用するようになりました。

記事の文章を書き、画像をつくり、WordPressに投稿して、SEOの設定まで行う。

今では、この一連の流れを「型」にして、何本もの記事を効率よくつくれるようになっています。

でも、最初からそうだったわけではありません。

最初の１本は、何度も何度もやり直しました。

• 吹き出しのキャラクターの表情と、役柄が合っていない
• 伝えたかった言葉の意味が、自分の意図とずれている
• 文章の量が足りない
• 太字だけ読んでも、内容が伝わらない

一つひとつ確認しては直し、また確認しては直す。

正直、かなり手間のかかる作業でした。

でも、この泥臭いやり直しの中で、「ワキログらしい記事とは何か」が、はっきりと言葉になっていったんです。

吹き出しの顔は、役柄と必ず合わせる。

文章はおよそ6,000字。

太字だけ拾い読みしても、話の流れがわかるようにする。

こうして言葉になったルールを、ひとつの「型」としてまとめたことで、ようやく記事づくりが仕組みになりました。

テーマの選び方、見出しの立て方、画像の雰囲気、吹き出しの使い方。

１本目で確認した一つひとつのポイントが、今の型の「ひとつのルール」になっています。

そして型ができたあとは、テーマを決めるだけで、同じ品質の記事を何本もまとめてつくれるようになりました。

最初の１本に時間をかけることは、遠回りに見えて、実は一番の近道なんです。

１本目は「型をつくるための１本」

こう考えると、１本目の記事は、ただの１本ではありません。

２本目以降のすべての記事の品質を決める、「型をつくるための１本」なんです。

だからこそ、１本目こそ、一番時間をかけて、一番丁寧につくる価値があります。

最初の１本を泥臭くやり切った人だけが、２本目から速くなれる。

努力臭いことを「仕組み」に変える３つのステップ

では、努力臭いことを、どうやって仕組みに変えていけばいいのでしょうか。

僕は、次の３つのステップで考えています。

1. まずは、自分の手でやり切る
2. やりながら、気付いたことを記録する
3. くり返し出てくるパターンを、言葉にして型にする

①まずは、自分の手でやり切る

最初は、効率を考えなくて大丈夫です。

むしろ、手間がかかっても、複雑でも、一度は自分の手で最後までやり切ることが大切です。

途中で「もっといいやり方があるはず」と思っても、まずは今のやり方でやり切ってみる。

やり切った人にしか見えない景色が、必ずあります。

②やりながら、気付いたことを記録する

やり切る中で、「ここでいつも迷う」「ここで時間がかかる」「ここでミスが起きやすい」と気付く瞬間があります。

その気付きを、その場でメモしておくことが大切です。

記憶は、驚くほど早く消えていきます。

記録しておかなければ、どれだけ努力しても、その経験は次に活かせません。

記録は、きれいにまとめる必要はありません。

スマホのメモに一行書くだけでも十分です。

大切なのは、「気付いた瞬間」を逃さないことです。

③くり返し出てくるパターンを、言葉にして型にする

記録がたまってくると、同じような気付きが何度も出てくることに気付きます。

そのくり返し出てくるパターンこそが、仕組みにすべきポイントです。

パターンを言葉にして、手順やチェックリスト、テンプレートといった「型」にしていく。

型にするときは、「なぜこの手順なのか」という理由も一緒に書き残しておくのがおすすめです。

理由がわかっていれば、状況が変わったときにも、型そのものを正しく直していくことができます。

そして、型ができて初めて、AIや道具を使った自動化が本当に効果を発揮します。

努力臭いことを経験していない状態で自動化しても、間違ったやり方を高速でくり返すだけになってしまうからです。

「複雑なこと」から逃げない

仕組み化というと、「複雑なことをシンプルにする」ことだと思われがちです。

もちろん、最終的にはシンプルな形を目指します。

でも、シンプルにできるのは、複雑さを一度すべて引き受けた人だけです。

複雑な部分から目をそらしてつくったシンプルな仕組みは、現場に出た瞬間に崩れてしまいます。

複雑なことをやり切った先にある「シンプル」だけが、本物のシンプルなんです。

今日からできるセルフチェック

• 仕組み化しようとしている業務を、自分で最後までやり切ったことがあるか
• やりながら気付いたことを、記録しているか
• くり返し出てくるパターンを、言葉にできているか

ひとつでも「いいえ」があれば、まずはそこから始めてみてください。

まとめ：効率化の近道は、泥臭さの中にある

今回お伝えしたかったことは、この２つです。

1. 本物の仕組みは、努力臭いことをやり切った、その組み合わせの先に生まれる
2. 最初から効率を求めるのではなく、まずはやり切り、記録し、型にする

効率化は、ゴールではなく結果です。

努力臭いことを積み重ねた人だけが、その結果として、品質の高い仕組みを手にすることができます。

最初から楽をしようとすると、結局は品質の低い仕組みが残るだけです。

でも、最初に泥臭くやり切っておけば、その先には、誰がやっても同じ品質で回せる仕組みが待っています。

「急がば回れ」という言葉は、仕組み化にもそのまま当てはまります。

急いで仕組みをつくろうとするほど、あとで何度もつくり直すことになる。

遠回りに見えても、最初にしっかりやり切ったほうが、結果的にずっと早く、確かな仕組みにたどり着けるんです。

これは、仕事に限らず、スポーツや勉強でも同じです。

基本の動きを何度もくり返した人だけが、やがて無駄のない、美しい動きを身につけていきます。